關鍵詞：【智慧檔案庫房】【智慧庫房管理系統(tǒng)】【智慧庫房一體化管理平臺】【智能檔案館】【RFID檔案管理系統(tǒng)】【檔案庫房環(huán)境監(jiān)控】

01智慧檔案館功能實現(xiàn)技術

隨著現(xiàn)代信息技術的迅猛發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈和信息安全技術已廣泛應用于多個領域。物聯(lián)網(wǎng)技術優(yōu)化智慧檔案館中數(shù)據(jù)間以及人與數(shù)據(jù)的連接，使信息傳遞、識別和管理更為便捷；大數(shù)據(jù)技術助力檔案數(shù)據(jù)采集，并擴展至智慧城市其他分支的廣泛數(shù)據(jù)收集和分析；人工智能技術將檔案服務從被動轉為主動，實現(xiàn)了智慧檔案館的核心“智慧”；RFID 技術促進智慧檔案館與檔案實體的緊密結合，推動檔案智能化管理的實現(xiàn)；信息安全技術對抵御智慧檔案館可能面臨的威脅至關重要，特別是在智慧城市背景下，數(shù)據(jù)安全引發(fā)了眾多學者的關注，如魯俊杰所指出，當社會各核心部門系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享時，信息安全將成為政府和社會頭上懸著的堰塞湖。最后，區(qū)塊鏈技術不僅能打破智慧城市業(yè)務間的壁壘、促進數(shù)據(jù)共享，還能有效應對數(shù)據(jù)管理和交互中的安全挑戰(zhàn)。

02感知層-數(shù)據(jù)采集

傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館和智慧檔案館都將數(shù)據(jù)采集作為基礎工作，但智慧檔案館具有獨特的全面感知功能。它的數(shù)據(jù)采集范圍更廣，包括各地區(qū)、各層級的國家機構、事業(yè)單位、高校和社會組織等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。按照其來源劃分，數(shù)據(jù)可分為內部數(shù)據(jù)和外部數(shù)據(jù)。內部數(shù)據(jù)一般包括部門工作中產(chǎn)生的業(yè)務數(shù)據(jù)，如政府各級各類職能部門的公務文書、政府決策、業(yè)務往來、職能履行方面的文本與數(shù)據(jù)內容；事業(yè)單位中的人事檔案，如個人身份、學歷、資歷等方面的證明材料，各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的歷史記錄；各級各類高校教職工數(shù)據(jù)、學生數(shù)據(jù)、招生數(shù)據(jù)、升學數(shù)據(jù)、教育經(jīng)費等。普遍具有真實性和權威性，采集和處理相對簡潔。外部數(shù)據(jù)采集主要涉及智慧城市各分支部門的共享數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)信息。例如，通過分析網(wǎng)絡社交和媒體數(shù)據(jù)，網(wǎng)頁瀏覽量和公眾關注度等，政府可以以此預測輿論趨勢，做出相應調整，進行正確的輿論引導。也可以更好地了解公眾的困難與需求，及時做出工作調整。

在數(shù)據(jù)采集過程中，智慧檔案館要突出全面感知的特點，依托物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、網(wǎng)絡爬蟲等高新互聯(lián)網(wǎng)技術，廣泛、全面采集檔案數(shù)據(jù)，同時也要盡可能確保檔案信息的真實性、時效性，為接下來的分析層打下堅實基礎。各級智慧檔案館應明確好自身定位，有計劃，有目的進行廣泛數(shù)據(jù)采集，為其他部門提供真實、全面、客觀的檔案數(shù)據(jù)，力求成為智慧城市結構中至關重要的“交通樞紐”。

無論是內部數(shù)據(jù)還是外部數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)庫存儲中結構類型劃分也十分必要，具體可分為結構化、半結構化和非結構化數(shù)據(jù)。結構化數(shù)據(jù)具有權威性，處理較為簡單，主要包括政府公務文書、人事檔案等歸檔文件；半結構化數(shù)據(jù)更加靈活，包括 HTML 文檔、簡歷、email、日志等；非結構化數(shù)據(jù)較為分散，今后檢索較為復雜，主要包含公眾號、抖音、微博等 app 所產(chǎn)生的音像、視頻、圖像等。

03傳輸層-數(shù)據(jù)處理

智慧檔案館在感知層采集的海量內外部數(shù)據(jù)后，將進入到分析層進行數(shù)據(jù)處理，通過數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析，進行合理歸檔，形成智慧檔案館館藏資源建設。相較于數(shù)字檔案館，智慧檔案館在館藏資源建設方面更加突出智慧化功能。

在數(shù)據(jù)篩選階段，智慧檔案館工作重心應多放在篩選外部數(shù)據(jù)上，外部數(shù)據(jù)的采集種類更加繁雜且數(shù)量龐大，其真實性和一致性有待考證。其次，用戶在智慧檔案館中辦理業(yè)務所生成的數(shù)據(jù)，也可以進行數(shù)據(jù)篩選，并適當做出工作調整，以滿足用戶需求，形成良性循環(huán)。在數(shù)據(jù)存儲階段，一方面要做到檔案庫房安全，安裝智能化硬件設備，可以實時控制電子檔案和紙質檔案庫房的濕度、溫度以及空氣質量，另一方面運用 RFID 射頻識別技術將檔案做好標簽，實現(xiàn)檔案實體和數(shù)字檔案虛擬化，使用戶進行檔案查找和定位時更加準確和便捷。在保障檔案實體安全的同時，可以為接下來的檔案挖掘與分析階段打下基礎，進而提升高質量的知識服務水平。

在數(shù)據(jù)挖掘與分析階段，檔案資料的整合與利用是其實現(xiàn)的基礎，其水平的提升依托于檔案信息的數(shù)據(jù)存儲功能。數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析可以將多種分類的檔案信息進行統(tǒng)計整合，是下一階段主動為用戶提供服務功能實現(xiàn)的前提?，F(xiàn)階段由于信息技術的快速發(fā)展，數(shù)字檔案館難以處理海量的檔案信息，大量檔案以文檔、音頻、圖像等形式存儲在數(shù)字檔案館庫房中，難以對其進行有效的挖掘與分析，經(jīng)過長時間的堆積，前期的投入不能換來有效的成果輸出，逐步成為“檔案垃圾”。智慧檔案館能夠依托智慧城市下的大數(shù)據(jù)、人工智能等高新技術，構建數(shù)據(jù)挖掘模型，將海量數(shù)據(jù)進行整合分類，構建系統(tǒng)性、廣泛性、統(tǒng)一性的檔案數(shù)據(jù)關系，努力打造專業(yè)化、規(guī)范化的檔案信息服務。

此外，服務層主動為用戶提供服務后所留下的數(shù)據(jù)痕跡可以進行數(shù)據(jù)再加工，形成獨特的以用戶為基礎的反饋機制，這是數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館所不具備的。智慧檔案館是以用戶為核心，努力為用戶打造優(yōu)質服務的檔案機構，其完善的用戶反饋機制十分必要，用戶在辦理業(yè)務時留下的數(shù)據(jù)痕跡通過數(shù)據(jù)分析可以了解用戶的檔案需求，在檔案信息資源建設的過程中可以對此進行適當參考，主動分析用戶偏好并做好總結，深度挖掘用戶潛在需求，進而對自身的核心資源建設和數(shù)據(jù)服務形式進行積極優(yōu)化。此外，完善的反饋機制也可以為用戶提供見地獨特、別出心裁的優(yōu)質檔案服務，體現(xiàn)智慧服務的功能屬性。

04服務層-用戶服務

服務層是智慧檔案館實現(xiàn)“智慧”之所在，是智慧檔案館功能框架的核心層級。與傳統(tǒng)數(shù)字檔案館相比，智慧檔案館服務形式發(fā)生了根本改變：由傳統(tǒng)的用戶去查證平臺獲取檔案的被動服務轉變?yōu)橐蕾囉嬎銠C對于用戶查證行為的分析功能挖掘用戶潛在的檔案需求，進而為用戶提供精準的主動服務。在人工智能、大數(shù)據(jù)等技術的保障下，服務層通過數(shù)據(jù)加工從服務形式、服務手段、服務內容提供以用戶需求為核心的檔案智慧服務功能，為用戶提供全方位、寬領域、多層次的人性化服務，從根本上解決結構單一、查檔繁瑣、信息缺失等問題，增強用戶的服務體驗。

智慧檔案館的服務形式更加多樣化，由最初的用戶→檢索系統(tǒng)→檔案實體的單一服務形式轉變?yōu)椤皺n檔相聯(lián)、人檔相聯(lián)、人人相聯(lián)”的智慧服務形式，打通用戶與檢索的單向壁壘。智慧檔案館通過分析層的數(shù)據(jù)處理，以用戶需求為核心，適時為用戶提供經(jīng)過分類整理的多模塊專題檔案等信息資源讓用戶按需擇優(yōu)挑選。相反，用戶在辦理查檔業(yè)務時可登錄個人賬戶，在辦理業(yè)務時可將所需檔案進行個性化標注并保留歷史記錄，以便下次查檔利用更加便捷。

在服務手段方面主要表現(xiàn)為以智慧檔案館提供主動服務與智慧城市背景下高新技術的結合。與數(shù)字檔案館僅做到到館查檔等單一手段不同，智慧檔案館服務的手段更多體現(xiàn)在具體的應用場景中，一些典型場景如下：

（1）智慧識別。無論是智慧檔案館實體還是利用物聯(lián)網(wǎng)虛擬傳感技術，都能夠通過人臉識別等多重方式完成身份驗證，同時連接檔案館庫門禁系統(tǒng)、查檔系統(tǒng)等，使用戶能夠便捷、無障礙地完成業(yè)務操作，提升業(yè)務能力辦事效率，增強用戶實際體驗。

（2）智慧導航。利用 AR 技術與 GPS 精準定位系統(tǒng)，用戶可通過 app 對應自身在館內具體位置。同時 app 將實時推送區(qū)域內設施簡介、導航等信息，方便用戶進行實時參考和咨詢。

（3）智慧推送。通過分析層數(shù)據(jù)再加工，利用人工智能算法對用戶的資料、查檔數(shù)據(jù)、行為數(shù)據(jù)等進行數(shù)據(jù)建模，為用戶提供適當、精準、智能的推送服務。

（4）智慧庫管。利用實體機器人管理檔案信息資源，包括檔案庫房管控、導航和咨詢服務等。通過計算機編程模擬人工操作，將一些較簡單與常規(guī)化的工作轉為機械化，有效簡化檔案工作人員日常大量枯燥的工作，從而有更多時間去做一些操作性強的工作

在服務內容方面，智慧檔案館由傳統(tǒng)的檔案實體服務與檔案信息服務逐步向檔案知識服務轉變，隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等信息技術發(fā)展，智慧檔案館在功能上發(fā)生轉變，以“知識流”為基礎，注重知識挖掘與知識創(chuàng)新，以用戶知識需求為核心提供知識服務。

深圳計通智能公司智慧庫房一體化管理平臺解決方案涵蓋RFID檔案管理系統(tǒng)、智能環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、智能密集架系統(tǒng)等相關檔案庫房設備的管理和服務功能，可為智慧檔案館(室)的智能化管理與服務提供強大支持。該平臺解決方案適用于檔案庫房、圖書館、博物館、展覽館等場所，能夠全面滿足行業(yè)客戶不同場景需求，為用戶提供了更好的使用體驗和價值。

計通智能智慧庫房一體化綜合管理系統(tǒng)

【計通智能】深圳市計通智能技術有限公司（“計通智能”）創(chuàng)立于1998年，屬國家高新技術企業(yè)、專精特新企業(yè)，是國內領先的智能監(jiān)控數(shù)字化解決方案提供商。公司以“客戶安、員工安、企業(yè)安”的計通三安文化?為基石，始終秉承“智能監(jiān)控 計通好用”的理念，致力為全球數(shù)智化建設提供優(yōu)質的產(chǎn)品和服務。

公司充分融合物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、數(shù)字孿生等新技術，打造出一系列具有行業(yè)特色的智能監(jiān)控數(shù)字化解決方案，廣泛應用于民航機場、金融系統(tǒng)、軌道交通、電力系統(tǒng)、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)中心與其它行業(yè)。

計通智能致力于為不同行業(yè)客戶提供項目規(guī)劃、設計、實施、售后及運維，并支持硬件選/配型、軟件定制開發(fā)等全方位服務。

文章來源：檔案防護盾

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